Zmluva o spracúvaní osobných údajov
Príloha č. 1 obchodných podmienok, uzavretá podľa čl. 28 ods. 3 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR). Znenie účinné od 10. 10. 2026. Uzatvára sa súčasne so zmluvou o poskytnutí služby a použije sa len vtedy, ak vaše podklady obsahujú osobné údaje.
Kto je kto
Prevádzkovateľom ste vy ako klient. Sprostredkovateľom je Pravano MG s.r.o., IČO 29860148, so sídlom Lešenská 168, Kostelec, 763 14 Zlín, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Brne (ČR), oddiel C, vložka 153218.
Táto príloha sa týka výhradne osobných údajov obsiahnutých v podkladoch, ktoré nám odovzdáte na vykonanie previerky. Údaje, ktoré zbierame sami (vaše kontaktné a fakturačné údaje, komunikácia), spracúvame ako prevádzkovateľ – tie upravujú Zásady ochrany osobných údajov.
Odporúčanie na úvod: podklady odovzdávajte podľa možnosti bez osobných údajov (anonymizované alebo pseudonymizované). Na posúdenie súladu s reguláciou sú konkrétne mená spravidla zbytočné a najlepšie chránené sú údaje, ktoré vôbec nemusíme spracúvať.
1. Predmet, doba, povaha a účel spracúvania
Predmet a účel: vykonanie objednanej previerky pripravenosti na európsku reguláciu a vyhotovenie súvisiacich výstupov. Povaha spracúvania: získavanie, usporadúvanie, prehliadanie, využívanie, uchovávanie a vymazanie. Doba: počas poskytovania služby a ďalej počas doby uvedenej v čl. 8.
Kategórie dotknutých osôb: spravidla zamestnanci a spolupracovníci prevádzkovateľa, kontaktné osoby jeho dodávateľov a odberateľov, prípadne ďalšie osoby uvedené v podkladoch.
Typ osobných údajov: identifikačné a kontaktné údaje (meno, funkcia, pracovný e-mail, telefón), údaje o pracovnom zaradení a zodpovednosti, údaje obsiahnuté v odovzdaných dokumentoch. Osobitné kategórie údajov podľa čl. 9 GDPR nespracúvame a žiadame vás, aby ste ich neodovzdávali; ak ich napriek tomu zistíme, upozorníme vás a vyžiadame si pokyn.
2. Spracúvanie iba podľa vašich pokynov
Osobné údaje spracúvame výhradne na základe vašich zdokumentovaných pokynov, vrátane prenosu do tretej krajiny. Objednávka služby a táto príloha sa považujú za váš pokyn v rozsahu nevyhnutnom na poskytnutie služby. Ak nám spracúvanie ukladá právo Únie alebo Českej republiky, informujeme vás o tom pred spracúvaním, ibaže by to dané právo zakazovalo.
Máme povinnosť vás upozorniť, ak podľa nášho názoru váš pokyn porušuje GDPR alebo iné predpisy o ochrane údajov.
3. Mlčanlivosť
Osoby, ktoré sa u nás na spracúvaní podieľajú, sú zaviazané mlčanlivosťou, ktorá trvá aj po skončení spolupráce. Prístup k vašim podkladom má iba konateľ ako jediná oprávnená osoba.
4. Zabezpečenie (čl. 32 GDPR)
- šifrovaný prenos (TLS) a šifrované úložisko u poskytovateľov uvedených v čl. 5;
- riadenie prístupu – administračné rozhranie chránené tokenom, prístup len pre oprávnené osoby;
- protokolovanie zásahov v administrácii a evidencia odoslaných správ;
- zásada minimalizácie – do výstupov a do spracúvania pomocou AI vstupuje len to, čo je nevyhnutné;
- pravidelné zálohovanie a obnoviteľnosť dát;
- oddelenie prevádzkových databáz (obsah / prevádzka / obchodné dáta).
5. Ďalší sprostredkovatelia (čl. 28 ods. 2 a 4)
Udeľujete nám všeobecné povolenie zapojiť týchto ďalších sprostredkovateľov:
- Cloudflare – hosting aplikácie a databáz, ochrana prevádzky;
- Resend – odosielanie transakčných e-mailov;
- Anthropic – AI asistencia pri príprave výstupov (pozri čl. 3 Zásad; odovzdávame len nevyhnutné údaje a výstup vždy kontroluje človek);
- Google Workspace – prevádzka e-mailových schránok, koncepty e-mailov a adresár kontaktov;
- Fireflies.ai – záznam a prepis telefonických hovorov, len so súhlasom účastníkov (USA, štandardné zmluvné doložky);
- poskytovatelia fakturačných a účtovných služieb.
Každému ďalšiemu sprostredkovateľovi ukladáme zmluvne rovnaké povinnosti, aké máme voči vám. O zamýšľanej zmene alebo doplnení vás vyrozumieme e-mailom najmenej 15 dní vopred; môžete proti nej vzniesť odôvodnenú námietku a ak nedôjde k dohode, môžete zmluvu vypovedať bez sankcie. Za plnenie povinností ďalších sprostredkovateľov vám zodpovedáme v plnom rozsahu.
Prenos mimo EÚ prebieha na základe rozhodnutia o primeranosti alebo štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou.
6. Súčinnosť pri výkone práv dotknutých osôb
Ak sa na nás obráti priamo dotknutá osoba, ktorej údaje spracúvame pre vás, sami jej neodpovieme a bez zbytočného odkladu vás o žiadosti vyrozumieme. Pri vybavení žiadosti (prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť, námietka) vám poskytneme všetku primeranú technickú a organizačnú súčinnosť.
7. Súčinnosť pri porušení ochrany osobných údajov a pri posúdení vplyvu (čl. 32–36)
Porušenie ochrany osobných údajov vám ohlásime bez zbytočného odkladu (spravidla do 24 hodín) od okamihu, keď sa o ňom dozvieme, a to na e-mail uvedený v zmluve. Oznámime povahu porušenia, dotknuté kategórie a približný počet osôb a záznamov, pravdepodobné dôsledky a prijaté opatrenia. Oznámenie dozornému orgánu robíte vy ako prevádzkovateľ.
Poskytneme vám súčinnosť aj pri posúdení vplyvu na ochranu osobných údajov a pri predchádzajúcej konzultácii s dozorným orgánom.
8. Osud údajov po skončení
Po ukončení poskytovania služby podklady obsahujúce osobné údaje na váš pokyn vymažeme alebo vám ich vrátime a zmažeme existujúce kópie – ibaže nám ich uchovanie ukladá právo Únie alebo Českej republiky. Ak nedáte iný pokyn, podklady vymažeme do 12 mesiacov od dodania výstupov. Výstupy samotné a zmluvnú dokumentáciu uchovávame podľa čl. 5 Zásad na obhajobu právnych nárokov.
9. Doloženie a audit
Na vašu žiadosť vám poskytneme všetky informácie potrebné na preukázanie, že plníme povinnosti podľa tohto článku, a umožníme audit vrátane inšpekcie, vykonanej vami alebo audítorom, ktorého poveríte. Audit sa koná v pracovnom čase, po dohode najmenej 14 dní vopred, najviac raz ročne (ak nedošlo k porušeniu ochrany osobných údajov) a pri zachovaní mlčanlivosti o našich obchodných tajomstvách.
10. Záverom
Táto príloha je neoddeliteľnou súčasťou obchodných podmienok a riadi sa českým právom. Ak je medzi touto prílohou a VOP rozpor vo veciach ochrany osobných údajov, použije sa táto príloha. Ak ju potrebujete podpísanú ako samostatný dokument, napíšte na info@pravano.cz – pošleme vám ju obratom.